Los métodos tradicionales de control de multitudes básicamente dependen de personas que cuentan asistentes manualmente y se ajustan a horarios fijos. Esto generalmente provoca largas filas en las entradas y situaciones peligrosas de superpoblación durante los eventos. Cuando los responsables del recinto no disponen de datos en vivo sobre dónde se encuentran realmente las personas, podrían llenar accidentalmente ciertas áreas más allá de los límites seguros, mientras otras partes del espacio permanecen vacías. Los equipos de seguridad tienen dificultades para hacer frente a oleadas inesperadas de asistentes o para mover eficazmente a las multitudes, lo que aumenta aún más el riesgo durante los períodos de mayor afluencia. Hemos visto incidentes en los que la falta de una supervisión adecuada ha creado problemas graves tanto para los asistentes como para el personal.
Los sistemas de entrada y salida con boletos abordan estos problemas mediante tecnología RFID y sensores IoT que registran quién entra y sale casi de inmediato. Con esta información detallada al alcance de la mano, los espacios para eventos pueden gestionar mejor el tamaño de las multitudes y redirigir a las personas si un área se llena demasiado. Podrían enviar notificaciones a los teléfonos o actualizar letreros alrededor del recinto para guiar a los asistentes lejos de zonas congestionadas. Según una investigación publicada el año pasado sobre cómo operan los recintos, los lugares que implementaron este tipo de monitoreo en tiempo real experimentaron aproximadamente un tercio menos de aglomeraciones durante períodos ocupados en comparación con ubicaciones que aún dependen de métodos tradicionales como inspecciones visuales o registros en papel.
Al conectarse con torniquetes, puertas de acceso y aplicaciones móviles, el sistema permite un movimiento fluido de los invitados. Los escáneres automáticos de entrada validan las entradas mientras actualizan los conteos en tiempo real de ocupación, y los sensores de salida activan la reasignación de la capacidad disponible. Esta gestión del flujo bidireccional minimiza los retrasos en los puntos de control y garantiza que las salidas de emergencia permanezcan despejadas durante las evacuaciones.
Los recintos modernos reducen la aglomeración en los puntos de entrada al distribuir las llegadas mediante ventanas de entrada escalonadas. Los eventos que dividen la asistencia en intervalos de 15 minutos registran tiempos de ingreso un 40 % más rápidos que las admisiones sin horario fijo. Este método suaviza los picos de demanda sin alterar la capacidad total, permitiendo que el personal se enfoque en tareas críticas como el control de seguridad.
Limitar el acceso a ciertas partes de un espacio puede ayudar mucho a distribuir a las multitudes en todo el recinto de un evento. Por ejemplo, en los estadios deportivos suelen instalarse barreras automáticas entre los pasillos y las zonas de asientos. Los centros de exposiciones hacen algo similar, controlando quién accede a sus zonas de exhibición en cada momento. Algunos estudios indican que este tipo de restricciones de área reducen aproximadamente un cuarto el tiempo que tarda la gente en salir de forma segura en caso de emergencias. Al combinar estos accesos controlados con sistemas de entradas inteligentes que supervisan en tiempo real el número de asistentes, los recintos pueden evitar situaciones potencialmente peligrosas en las que demasiadas personas terminan aglomeradas en lugares como baños, puestos de comida o rutas de salida.
Los sensores infrarrojos combinados con esas cámaras de inteligencia artificial crean mapas térmicos en tiempo real que muestran dónde se encuentran las personas. El personal puede entonces redirigir a los asistentes antes de que las filas se alarguen demasiado. El verano pasado en Coachella, los organizadores utilizaron estos mapas térmicos durante los descansos entre actuaciones y observaron una reducción del 33 % en el tiempo de espera para obtener bebidas. Los recintos también instalaron letreros digitales que indicaban a las personas salidas poco concurridas o sugerían otras rutas a través de la multitud. Esto ayudó a distribuir mejor el tráfico peatonal sin comprometer los protocolos de seguridad en todo el recinto del festival.
Los códigos QR junto con la tecnología NFC permiten a las personas validar sus entradas sin ningún contacto físico. Al asistir a eventos, las personas solo necesitan escanear sus teléfonos o dispositivos portátiles para pasar por las puertas casi instantáneamente. Esto reduce las filas largas en las entradas en aproximadamente un 80 por ciento en comparación con los controles manuales tradicionales, según el Event Tech Journal del año pasado. Para quienes utilizan credenciales habilitadas para NFC, no es necesario tocar nada al pasar por los puntos de seguridad. Además, estos códigos QR especiales no son estáticos: cambian los permisos según sea necesario en tiempo real, lo que funciona muy bien con los sistemas modernos de boletaje donde las personas escanean al ingresar y luego escanean al salir más tarde.
Cuando los invitados gestionan sus propias entradas a través de quioscos de autoservicio, se reduce en aproximadamente un 40 % la cantidad de personal necesaria en el mostrador de recepción durante las horas de mayor afluencia. Los escáneres automatizados verifican casi de inmediato si las entradas son auténticas, consultando la información de compra para que nadie pueda utilizar la misma entrada dos veces. Al observar un estadio que implementó estos sistemas en 2023, también se comprobó que la llegada de personas era mucho más rápida. Lo que antes tardaba unos 90 segundos ahora ocurre en poco más de 20 segundos por persona. Y los errores? Disminuyeron considerablemente hasta alcanzar apenas un 0,5 % en general.
Los recintos ahora pueden ampliar sus capacidades de escaneo gracias a sistemas de validación basados en la nube que responden a los números reales de asistencia conforme ocurren. Por ejemplo, en un reciente festival de música al que asistieron unas 50 mil personas. El sistema gestionó las entradas a un ritmo de aproximadamente 1.200 invitados por minuto durante todo el evento, sin que hubiera retrasos notorios en las puertas. Estas plataformas cuentan con APIs integradas de entrada/salida de entradas que ajustan los permisos de acceso cuando las multitudes comienzan a acercarse a la capacidad máxima. Esto ayuda a gestionar el flujo de personas antes de que las áreas se llenen demasiado, ya que los datos de entrada y salida se comparten en tiempo real entre diferentes puntos. Básicamente, es como tener semáforos invisibles que controlan quién va a dónde según el nivel real de ocupación.
El enfoque de entrada con boleto y salida con boleto depende de sensores inteligentes impulsados por inteligencia artificial para monitorear el grado de ocupación de las áreas durante los eventos. Los recintos pueden así guiar a las personas lejos de los puntos más concurridos antes de que comiencen a formarse filas largas. Según una investigación publicada por la Event Safety Alliance en 2024, esta tecnología redujo en aproximadamente un 40 por ciento la aglomeración en horas pico en las instalaciones. El sistema envía advertencias automáticamente cuando el número de personas se acerca a la capacidad considerada segura. En segundo plano, un software de aprendizaje automático analiza datos de torniquetes e incluso detecta señales de dispositivos móviles para comprender hacia dónde se desplazan las multitudes. Con base en toda esta información, las señales en los pasillos cambian de dirección y el personal controla la velocidad a la que nuevos visitantes ingresan a diferentes secciones del recinto.
Al analizar datos antiguos de asistencia, revisar el pronóstico del tiempo y hacer un seguimiento de la venta de entradas, la IA logra calcular con bastante precisión el tamaño de las multitudes en la actualidad, aproximadamente un 94 %, según un estudio publicado el año pasado en el Journal of Crowd Science. Los organizadores de eventos utilizan estas predicciones para establecer de antemano las capacidades máximas en distintas zonas, además de planificar salidas seguras por si fueran necesarias. Los datos de eventos anteriores generan mapas de calor que indican dónde tiende a concentrarse más la gente, lo cual ayuda a decidir dónde colocar puestos de comida y baños para que nadie tenga que esperar eternamente. Por ejemplo, en este recinto de Berlín comenzaron a usar modelos informáticos para predecir mejor las multitudes. Como resultado, lograron albergar aproximadamente un 20 % más de personas sin superpoblación, y los espectadores ya no tienen que hacer colas interminables cuando necesitan ir al baño durante las actuaciones.
Los sistemas de reconocimiento facial que no identifican a las personas, junto con el seguimiento móvil, ayudan a predecir mejor los movimientos de la multitud. Sin embargo, según un estudio reciente del Instituto Ponemon (2023), aproximadamente dos tercios de las personas que asisten a eventos se preocupan por su privacidad cuando se utilizan estas tecnologías. Aunque ya han comenzado a implementarse soluciones en grandes espacios para eventos. Ahora almacenan los datos de forma segura mediante cifrado, permiten a los invitados elegir si desean activar el seguimiento de ubicación y eliminan automáticamente toda la información recopilada tras solo un día. Cuando los responsables de los recintos explican claramente cómo funcionan realmente sus sistemas de inteligencia artificial para evitar situaciones peligrosas de aglomeración, los invitados tienden a cumplir las normas de seguridad mucho más a menudo. El Event Safety Monitor informó el año pasado que este tipo de transparencia aumentó las tasas de cumplimiento entre los visitantes en casi la mitad.
Los estadios y recintos de conciertos ahora gestionan las multitudes mucho mejor gracias a los sistemas de entrada con boleto y salida con boleto, combinados con monitoreo en vivo de asistencia. En lugar de depender de números fijos para el ingreso, estos sistemas inteligentes permiten la entrada de personas según cuántas salgan previamente. Imagine una sala de conciertos llena donde 200 aficionados salen por puertas especiales tras el intermedio; inmediatamente, eso libera espacio para otras 200 personas que esperan afuera. Según una investigación publicada el año pasado en la revista Event Management Journal, este enfoque reduce casi en un 40 % los cuellos de botella en las entradas en comparación con los métodos tradicionales de conteo. Además, el escaneo en tiempo real detecta boletos falsos antes de que incluso logren pasar por las puertas, lo que ahorra dinero a los organizadores y mantiene satisfechos a los clientes legítimos.
El sistema deja de vender entradas a través de todos los canales cuando el recinto alcanza aproximadamente entre el 85 y el 90 por ciento de su capacidad máxima. Este enfoque automatizado reduce los errores que las personas suelen cometer al intentar adivinar cuántas personas realmente asistirán. Según el Informe de Seguridad en Eventos en Vivo de 2022, cerca de siete de cada diez problemas de control de multitudes en recintos tradicionales fueron causados por estimaciones incorrectas. El sistema digital de inventario trabaja en conjunto con la información de entrada en las puertas para que nunca se supere el número considerado seguro de asistentes. Y hay otro recurso adicional: la fijación de precios dinámicos ayuda a equilibrar la demanda cuando esta aumenta bruscamente justo antes del inicio de los eventos, especialmente durante conciertos populares o partidos deportivos, donde los aficionados suelen ingresar en el último minuto.
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