Các phương pháp kiểm soát đám đông cổ điển chủ yếu dựa vào việc đếm số người thủ công và bám sát các lịch trình cố định. Điều này thường dẫn đến tình trạng xếp hàng dài ở các lối vào và nguy cơ quá tải nghiêm trọng trong suốt sự kiện. Khi ban quản lý địa điểm không có dữ liệu trực tiếp về vị trí thực tế của đám đông, họ có thể vô tình làm đầy một khu vực vượt quá giới hạn an toàn trong khi những khu vực khác lại bỏ trống. Các đội an ninh gặp khó khăn trong việc ứng phó với các đợt đổ dồn đột ngột của người tham dự hoặc điều phối đám đông một cách hiệu quả, làm tăng thêm rủi ro trong các thời điểm cao điểm. Chúng ta đã từng chứng kiến những sự cố mà việc thiếu giám sát đúng mức đã gây ra những vấn đề nghiêm trọng cho cả người tham dự lẫn nhân viên.
Các hệ thống vé vào vé ra giải quyết những vấn đề này thông qua công nghệ RFID và cảm biến IoT, theo dõi gần như ngay lập tức ai ra vào. Với thông tin chi tiết này trong tay, các địa điểm tổ chức sự kiện có thể quản lý quy mô đám đông tốt hơn và điều hướng người tham dự đến khu vực khác nếu một khu vực nào đó quá đông. Họ có thể gửi thông báo đến điện thoại hoặc cập nhật các biển báo quanh địa điểm để hướng dẫn người tham dự tránh các khu vực đông đúc. Theo nghiên cứu được công bố năm ngoái về cách vận hành của các địa điểm, những nơi áp dụng hệ thống giám sát thời gian thực như vậy đã ghi nhận mức độ quá tải giảm khoảng một phần ba trong các thời điểm đông so với các địa điểm vẫn đang dựa vào các phương pháp cũ như kiểm tra bằng mắt hoặc ghi chép bằng giấy.
Bằng cách kết nối với cổng xoay, cửa ra vào và ứng dụng di động, hệ thống cho phép chuyển động trơn tru của khách. Các máy quét tự động xác thực vé trong khi cập nhật số lượng người tham dự theo thời gian thực, và cảm biến lối ra kích hoạt việc phân bổ lại công suất còn trống. Quản lý luồng hai chiều này giảm thiểu sự chậm trễ tại các điểm kiểm tra và đảm bảo các lối thoát hiểm luôn thông thoáng trong trường hợp sơ tán.
Các địa điểm hiện đại giảm tình trạng đông đúc tại điểm vào bằng cách giãn cách thời gian đến thông qua các khung giờ vào cửa. Các sự kiện chia thời gian tham dự thành các khoảng 15 phút báo cáo thời gian vào nhanh hơn 40% so với phương thức không chia khung giờ. Phương pháp này làm giảm các đỉnh nhu cầu đột biến mà không làm thay đổi tổng công suất, giúp nhân viên tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng như kiểm tra an ninh.
Hạn chế việc vào một số khu vực nhất định trong không gian có thể giúp phân bổ đám đông đều hơn trong suốt sự kiện. Lấy ví dụ các sân vận động thể thao, họ thường lắp đặt các rào chắn tự động giữa lối đi và khu vực ngồi. Các trung tâm triển lãm cũng làm tương tự, kiểm soát việc ai được phép vào khu vực trưng bày của họ tại từng thời điểm. Một số nghiên cứu chỉ ra rằng những biện pháp hạn chế khu vực như vậy có thể giảm khoảng một phần tư thời gian cần thiết để mọi người di tản an toàn khi xảy ra sự cố khẩn cấp. Khi kết hợp các điểm kiểm soát ra vào này với hệ thống vé thông minh theo dõi số lượng người tham dự theo thời gian thực, các địa điểm tổ chức sự kiện có thể tránh được những tình huống nguy hiểm tiềm tàng khi quá nhiều người tập trung đông đúc tại các khu vực như nhà vệ sinh, quầy đồ ăn hay lối thoát hiểm.
Các cảm biến hồng ngoại kết hợp với những chiếc máy ảnh AI hiện đại tạo ra bản đồ nhiệt theo thời gian thực, cho thấy nơi mọi người đang tập trung. Nhân viên sau đó có thể điều hướng lại khách trước khi các hàng đợi trở nên quá dài. Mùa hè năm ngoái tại lễ hội Coachella, ban tổ chức đã sử dụng bản đồ nhiệt này trong thời gian nghỉ giữa các tiết mục và ghi nhận giảm 33% thời gian chờ đợi đồ uống của khán giả. Các địa điểm tổ chức cũng lắp đặt các biển hiệu kỹ thuật số chỉ dẫn mọi người đến các lối ra chưa đông đúc hoặc đề xuất các tuyến đường khác đi qua đám đông. Điều này giúp phân bổ lượng người di chuyển tốt hơn mà không làm ảnh hưởng đến các quy trình an toàn trong toàn bộ khu vực lễ hội.
Mã QR cùng với công nghệ NFC cho phép mọi người xác thực vé của họ mà không cần tiếp xúc trực tiếp. Khi tham dự sự kiện, mọi người chỉ cần quét điện thoại hoặc thiết bị đeo để đi qua cổng kiểm soát gần như ngay lập tức. Theo Tạp chí Công nghệ Sự kiện năm ngoái, điều này giúp giảm khoảng 80 phần trăm thời gian xếp hàng dài tại các lối vào so với phương pháp kiểm tra thủ công truyền thống. Đối với những người sử dụng thẻ tích hợp NFC, hoàn toàn không cần chạm vào bất cứ thứ gì khi đi qua các điểm an ninh. Hơn nữa, những mã QR đặc biệt này không tĩnh mà thực tế chúng thay đổi quyền truy cập theo thời gian thực khi cần thiết, điều này hoạt động rất hiệu quả với các hệ thống bán vé hiện đại, nơi mọi người quét vào và sau đó quét ra khi rời đi.
Khi khách tự xử lý vé của họ thông qua các ki-ốt tự phục vụ, số lượng nhân viên cần thiết tại quầy lễ tân giảm khoảng 40% trong những thời điểm đông đúc. Các máy quét tự động kiểm tra tính xác thực của vé gần như ngay lập tức, tra cứu thông tin mua vé để đảm bảo không ai có thể sử dụng cùng một vé hai lần. Xem xét một sân vận động đã triển khai hệ thống này từ năm 2023, thời gian làm thủ tục vào cửa của người tham dự đã nhanh hơn nhiều. Thứ từng mất khoảng 90 giây giờ chỉ còn chưa đầy 20 giây mỗi người. Còn về sai sót? Tỷ lệ này đã giảm mạnh xuống chỉ còn khoảng 0,5% tổng thể.
Các địa điểm hiện có thể mở rộng khả năng quét của họ nhờ các hệ thống xác thực dựa trên nền tảng đám mây, có thể phản hồi theo số lượng người tham dự thực tế ngay khi sự kiện diễn ra. Chẳng hạn như một lễ hội âm nhạc gần đây với khoảng 50 nghìn người tham dự. Hệ thống đã xử lý việc vào cổng với tốc độ trung bình khoảng 1.200 khách mỗi phút trong suốt sự kiện, và không có tình trạng ùn tắc đáng kể nào xảy ra tại các cổng ra vào. Các nền tảng này được trang bị API vào/ra vé tích hợp, có khả năng điều chỉnh quyền truy cập khi lượng người bắt đầu tiến gần đến mức sức chứa tối đa. Điều này giúp kiểm soát dòng người trước khi khu vực trở nên quá đông đúc, vì dữ liệu vào và ra được chia sẻ giữa các điểm khác nhau theo thời gian thực. Về cơ bản, nó giống như những chiếc đèn giao thông vô hình, điều tiết việc ai được đi đâu dựa trên mức độ đông đúc thực tế tại từng khu vực.
Phương pháp 'vé vào - vé ra' dựa vào các cảm biến thông minh được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo để theo dõi mức độ đông đúc tại các khu vực trong suốt sự kiện. Các địa điểm sau đó có thể hướng dẫn mọi người tránh xa những khu vực quá tải trước khi hình thành các hàng dài. Theo nghiên cứu do Liên minh An toàn Sự kiện công bố năm 2024, công nghệ này đã giảm khoảng 40 phần trăm tình trạng quá tải giờ cao điểm tại các cơ sở. Hệ thống tự động gửi cảnh báo mỗi khi số lượng người tiếp cận mức công suất an toàn. Đằng sau hậu trường, phần mềm học máy phân tích dữ liệu từ cổng quay và thậm chí thu nhận tín hiệu từ thiết bị di động để hiểu rõ hướng di chuyển của đám đông. Dựa trên toàn bộ thông tin này, các biển chỉ dẫn dọc lối đi sẽ thay đổi hướng và nhân viên kiểm soát tốc độ mà khách mới được phép vào các khu vực khác nhau của địa điểm.
Dựa vào số liệu điểm danh cũ, kiểm tra dự báo thời tiết và theo dõi tốc độ bán vé, AI hiện nay có thể ước tính khá chính xác quy mô đám đông, đạt khoảng 94% độ chính xác theo một nghiên cứu công bố trên Tạp chí Khoa học Đám đông năm ngoái. Các ban tổ chức sự kiện sử dụng những dự đoán này để thiết lập giới hạn tối đa về số người tham gia ở các khu vực khác nhau từ trước, đồng thời lên kế hoạch vị trí thoát hiểm an toàn nếu cần thiết. Dữ liệu từ các sự kiện trước đó tạo ra bản đồ nhiệt cho thấy nơi nào thường tập trung đông người nhất, từ đó giúp quyết định vị trí đặt quầy đồ ăn và nhà vệ sinh để mọi người không phải chờ đợi quá lâu. Ví dụ như địa điểm tổ chức sự kiện ở Berlin này, họ đã bắt đầu sử dụng các mô hình máy tính để dự đoán lượng người tụ tập tốt hơn. Kết quả là họ đã tăng được khoảng 20% số người tham gia trong cùng không gian mà không gây quá tải, và khán giả cũng không còn phải xếp hàng dài khi cần đi vệ sinh giữa buổi biểu diễn.
Các hệ thống nhận dạng khuôn mặt không xác định danh tính cá nhân cùng với theo dõi di động giúp dự đoán chuyển động đám đông tốt hơn. Tuy nhiên, theo một nghiên cứu gần đây của Ponemon Institute (2023), khoảng hai phần ba những người tham dự sự kiện lo ngại về quyền riêng tư của họ khi các công nghệ này được sử dụng. Dù vậy, các không gian sự kiện lớn đã bắt đầu triển khai các giải pháp. Họ hiện lưu trữ dữ liệu một cách an toàn bằng mã hóa, cho phép khách lựa chọn có bật theo dõi vị trí hay không, và tự động xóa toàn bộ thông tin đã thu thập sau chỉ một ngày. Khi ban quản lý địa điểm giải thích rõ ràng cách hệ thống AI của họ thực sự hoạt động nhằm ngăn ngừa tình trạng quá tải nguy hiểm, khách tham quan thường tuân thủ các quy định an toàn nhiều hơn. Báo cáo của Event Safety Monitor năm ngoái cho biết sự minh bạch như vậy đã làm tăng tỷ lệ tuân thủ của khách tham quan gần một nửa.
Các sân vận động và địa điểm tổ chức hòa nhạc hiện nay quản lý lượng khán giả hiệu quả hơn nhiều nhờ vào hệ thống vé vào - vé ra kết hợp với giám sát thực tế về số người tham dự. Thay vì dựa vào số lượng người cố định được phép vào, các hệ thống thông minh này cho phép người tham gia vào dựa trên số lượng người thực tế rời khỏi trước đó. Hãy tưởng tượng một buổi hòa nhạc đông kín khán giả, trong đó 200 người rời khỏi qua các cổng đặc biệt sau giờ giải lao – ngay lập tức, không gian đó được giải phóng để 200 người khác đang chờ bên ngoài có thể vào. Theo một nghiên cứu được công bố năm ngoái trên Tạp chí Quản lý Sự kiện, phương pháp này giúp giảm gần 40% tình trạng tắc nghẽn tại các lối vào so với các phương pháp đếm truyền thống. Hơn nữa, việc quét vé theo thời gian thực giúp phát hiện vé giả trước khi chúng lọt qua cổng vào, từ đó giúp ban tổ chức tiết kiệm chi phí và đảm bảo sự hài lòng cho khách hàng hợp lệ.
Hệ thống ngừng bán vé qua mọi kênh khi địa điểm tổ chức đạt khoảng 85 đến 90 phần trăm công suất tối đa. Cách tiếp cận tự động này giúp giảm thiểu sai sót mà con người thường mắc phải khi dự đoán số lượng người thực sự tham dự. Theo Báo cáo An toàn Sự kiện Trực tiếp năm 2022, khoảng bảy trong số mười vấn đề kiểm soát đám đông tại các địa điểm kiểu cũ là do ước tính không chính xác. Hệ thống quản lý tồn kho kỹ thuật số hoạt động song song với thông tin vào cổng để chúng tôi không bao giờ vượt quá giới hạn an toàn về số lượng người tham dự. Và còn một thủ thuật khác — giá vé linh hoạt giúp điều tiết nhu cầu khi có sự gia tăng đột biến ngay trước khi sự kiện bắt đầu, đặc biệt trong các buổi hòa nhạc hoặc trận đấu thể thao thu hút đông đảo người hâm mộ đổ xô mua vé vào phút chót.
EN